Mô hình quản trị thời gian

Mô hình quản trị thời gian sẽ giúp bạn thành công như thế nào?

Ý tưởng về mô hình quản trị thời gian rất đơn giản nhưng nó đòi hỏi chúng ta thực hiện một cách triệt để và kỷ luật mới có kết quả thành công như mong muốn.

Mô hình quản trị thời gian chỉ ra rằng:

• Mỗi công việc trong danh sách tác vụ của bạn phải được phân cấp.
• Tuỳ theo tính chất công viêc của bạn mà sự phân cấp này chi tiết tới mức nào.
• Ví dụ tôi phân chia công việc của tôi thành 4 cấp: A – B – C – D. Trong đó cấp A là quan trọng nhất, kế đến là B, C và D.
• Tôi sẽ không làm D nếu chưa xong C, không là C nếu chưa xong B, không là B nếu chưa xong A
• A là việc quan trọng nhất và tôi phải là người thực hiện
• B, C, D là những việc quan trọng thứ cấp và tôi giao cho đội ngũ của tôi thực hiện hoặc oursourcing (thuê ngoài).

Tầm quan trọng của việc phân cấp công việc

Khi phân cấp công việc thành công, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về các tác vụ phải thực hiện nhất là thời gian. Điều này cực kỳ quan trọng vì nếu phân cấp sai, bạn hao tổn nguồn lực vào việc kém quan trọng hơn và hiển nhiên kết quả sẽ không như mong đợi. Đừng trách người khác, cấp trên, số phận…Chính bạn là người chịu trách nhiệm cao nhất về các tác vụ của mình và tổ chức.

Một sự thật kinh khủng mà ta phải biết là kỹ năng quản trị thời gian đòi hỏi một kỹ luật cực kỳ nghiêm ngặt. Và điều này dễ gây nản những người kém ý chí. Cho nên tôi khuyên bạn phải thực sự kỷ luật trong việc phân cấp nguồn lực thời gian cho từng hạn mục công việc bởi:

Kỷ luật nặng hàng kg nhưng hối tiếc nặng hàng tấn

Bạn sẽ phân cấp mô hình quản trị thời gian như thế nào để hiệu quả?

Nguyên lý chung:

• Những công việc cực kỳ quan trọng mang tính chất sống còn với công việc của bạn hoặc tổ chức bạn phải ưu tiên làm trước. Đó là công việc hạng A
• Bạn phải dành thời gian vàng trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong năm, hoặc trong phiên làm việc của bạn để làm công việc hạng A. Thời gian vàng này là khoảng thời gian năng lượng thể lực và trí lực của bạn tốt nhất .
• Áp dụng công nghệ để tự động hoá quy trình cho những hạng mục công việc ít quan trọng hơn (thấp hơn A)
• Kiên quyết bảo vệ lập trường các công việc đã phân vào hạng A và không cho các yếu tố khác như sếp, đồng nghiệp hay chính bạn thay đổi lập trường.

Nếu bạn là nhân viên

Hãy trao đổi thẳng thắn với cấp lãnh đạo để thống nhất quan điểm, lập trường của bạn về các công việc thuộc hạng A để không bị thay đổi trong suốt phiên làm việc của bạn. Bên cạnh đó bạn cũng phải teamwork với các đồng nghiệp để họ hiểu và hỗ trợ bạn trong việc này.

Nếu bạn là người đứng đầu tổ chức

Triệt để thực hiện việc phân cấp mô hình quản trị thời gian và kiểm soát mô hình này trong công ty, tổ chức để nhân viên cấp dưới hiểu và thực hiện. Có thể công việc hạng B của bạn là công việc hạng A của nhân viên và vì thế trong toàn công ty phải có sự đồng bộ trong mô hình quản trị thời gian.

Bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành bại của công ty, tổ chức mà trước hết là chịu trách nhiệm cho mô hình quản trị thời gian cho chính mình và cấp dưới.

Nếu nhân sự công ty không đáp ứng được hãy mạnh dạn thay thế hoặc thuê ngoài (outsourcing) cũng như áp dụng triệt để công nghệ cho những hạn mục công việc quá đơn giản mà máy móc hay các phần mềm có thể thay thế được.

Bài trước: Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày

Bài tiếp theo: Phân biệt việc gấp và việc quan trọng