Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày

Lập kế hoạch làm việc mỗi ngày như thế nào để hiệu quả?

Mỗi người có 24h/ngày để làm việc, 7 ngày/tuần, 365 ngày/năm. Không ai có hơn số thời gian đó cả chưa kể bạn còn phải dành thời gian cho nghỉ ngơi và giải trí, thời gian bên người thân gia đình, bạn bè. Vậy nếu bạn không quản lý tốt quỹ thời gian, bạn sẽ gặp rắc rồi lớn đấy. Đa số mọi người dù chủ động hay bị động đều tự lập trình kế hoạch làm việc mỗi ngày. Bạn có thể đã làm tốt việc này, tuy nhiên tôi gợi ý thêm một chút về kỹ năng lập kế hoạch làm việc mỗi ngày như thế nào để hiệu quả.

Những việc không cần làm

Tôi nhấn mạnh đây là điều đầu tiên cần nghĩ tới khi lập kế hoạch làm việc. Lý do là tuy những việc không cần làm tuy không quan trọng nhưng nếu bạn vô tình hay hữu ý làm nó khung giờ vàng thì năng xuất làm việc của bạn sẽ bị tụt giảm và rất khó để đẩy năng lượng làm việc lên lại. Như vậy bạn cần liệt kê ra những việc không cần làm hoặc tuyệt đối tránh để biết mà tránh nó.

Ví dụ: Công việc của tôi cần sự tập trung cao độ trong lúc sáng tạo nội dung bài viết (content). Tuy nhiên nếu lâu lâu tôi lại check facebook thì tôi sẽ bị cuốn theo một loạt các sự kiện hấp dẫn trên facebook. Thật lạ là ban đầu tôi không có chủ định lướt facebook nhiều vậy nhưng não bộ của tôi đang được sản khoái và nó cứ cho phép tôi lướt hết phút này đến giờ nọ. Khi nhận ra mình cần làm việc hay deadline sát gần rồi thì tôi uể oải bắt đầu khởi động chu trình làm việc. Điều ngán ngẩm là việc này cứ lặp đi lặp lại như một cơn nghiện và cứ thế trượt dài.

Lướt facebook trong giờ làm việc, hay bàn tán tin hot nào đó trên mạng là một cơn nghiện thật sự vì nhu cầu được khẳng định sự tồn tại của con người rất lớn. Tuy nhiên có cách nào để tránh việc này không? Chỉ có cách là bạn phải nghiêm khắc với bản thân mình và liệt kê ra danh sách những việc không làm đến mức cần tránh khi bắt đầu phiên làm việc.

Những việc cần làm

Giờ vàng làm việc

Như tôi nói ở trên. Một ngày con người sẽ có những khoảng thời gian vàng khi mà năng lượng thể chất và tinh thần đạt cao nhất. Ở đây tôi nhấn mạnh năng lượng tinh thần, khi vào giờ vàng, trí não tôi hoạt động mạnh nhất và khả năng hoàn tất công việc nhanh nhất với thời gian ngắn nhất.

Ví dụ: trước đây và kể cả bây giờ, giờ vàng của tôi là 7h-7h30 sáng , 10-12h++ trưa. 16h-18h và sau 23h-đôi lúc đến sáng. Thật buồn cười vì toàn sát giờ nghỉ và tôi ước gì có thể làm việc tiếp mà không phải ngừng lại.

Nếu bạn làm việc tập thể (team work) thì giờ vàng của mỗi cá nhân sẽ khác nhau. Hãy trao đổi để chọn ra giờ vàng cho nhóm mình. Tuy nhiên nếu bạn làm việc giờ hành chính hoặc theo ca thì bạn phải theo khung giờ chung thôi. Tôi cũng gặp khó khăn này khi làm việc lệch giờ vàng. Cảm giác thật uể oải và chỉ muốn giải trí. Tuy nhiên thật may vì tôi nghiên cứu về bán cầu não phải và tìm ra cách để kích thích vùng não sáng tạo hoạt động theo ý muốn của mình mà không cần chờ đến giờ vàng. Nói cách khác bạn có thể giả lập giờ vàng ở bất cứ thời điểm nào để đạt hiệu xuất cáo

Tham khảo khoá học Làm chủ não phải làm chủ sự thành công

Những việc cần làm

Bạn cần liệt kê ra những cần làm tại đầu phiên làm việc. Hãy giải phóng não khỏi phải nhớ danh sách này bằng cách viết ra sổ hoặc giấy note. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng trên di động như Evernote, Noteapp mặt địch của IOS hay Android, Note của Mircosoft hay Wonder list. Những app đó sẽ giúp bạn ghi chú danh sách việc cần làm và quản lý chúng cực kỳ hiệu quả.

Các app này còn có tính năng nhắc nhở tự động tuy nhiên sẽ có 2 loại người phản ứng khác nhau với tính năng nhắc nhở.

Người có tính tự giác cao

Nếu bạn thuộc nhóm này thì app sẽ là công cụ đắc lực. Chúng đơn thuần chỉ giúp bạn nhớ và hoàn thành đúng hạn công việc.

Người có tính tự giác chưa cao

Nếu bạn thuộc loại này (không sao đâu cũng đa số mọi người thuộc loại này mà) thì cần có sự đôn đốc phụ vào để bạn có ý chí hoàn thành công việc đúng hạn. Tuy nhiên có hai hình thức đôn đốc, gây áp lực cho bản thân:

• Tiêu cực: sếp (boss) của bạn sẽ nhắc nhở hoặc bộ máy hành chính công ty sẽ làm việc này. Bạn sẽ rất khó chịu và dĩ nhiên hiệu quả công việc cho dù có hoàn thành cũng không cao bằng tự giác làm rồi. Điều nguy hiểm hơn có thể bạn sẽ vào vùng nguy hiểm bị chuyển việc hoặc mất việc.
• Tích cực: Bạn có thể tự đôn đốc lấy bằng cách hình dung sự thành công trong tương lai khi bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Là tiền thưởng, tăng lương hay được tập thể, công ty, khách hàng ghi nhận thành quả.

Bạn có thể tập hợp những thành công nhỏ lại (nhất là ý kiến của khách hàng) hoặc sự ghi nhận của công ty vào portfolio hay blog chuyên ngành của mình. Đây cũng là một cách tự động viên một công đôi ba chuyện. Bạn có thể được tăng lương hoặc thăng tiến trong thời gian ngắn nhờ kỹ năng này.

Bài trước: Phát triển mục tiêu và mục đích rõ ràng

Bài tiếp theo: Mô hình quản trị thời gian