Kỹ năng ra quyết định

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Sự thành công trong đời bạn, trong công việc hay trong cuộc sống đều xuất phát từ những lần ra quyết định. Có những lần sự quyết định đó chính xác mang lại thành công hoặc ngược lại nó mang thất bại. Nhưng suy cho cùng, thành công hay thất bại xuất phát từ quyết định đó có chính xác tại thời điểm đó hay không và bạn có dũng cảm đưa ra quyết định hay không. Nói cách khác quyết định một việc là một việc quan trọng và kỹ năng để ra một quyết định chính xác là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Kỹ năng ra quyết định ảnh hưởng ngay lập tức và lâu dài cuộc đời bạn.

Trong công việc, với guồng quay nhanh như chong chóng của xã hội công nghiệp hiện đại. Sẽ không có thời gian nhiều để bạn ra quyết định. Bạn sẽ bối rối khi quá nhiều thông tin, nói cách khác nếu bạn bị nhiễu thông tin và không có kỹ năng để chắc lọc ra thứ cần nhất để đi đến quyết định thì bạn sẽ gặp rắc rối to đấy.

Tôi cũng như bạn. Khi phát hiện ra kỹ thuật để đưa ra quyết định nhanh và chính xác tôi đã ngay lập tức xâu chuỗi lại các lần ra quyết định quan trọng trong đời và nghiệm lại liệu quyết định đó cho chính xác hay không. Và tôi sẽ liệt kê cho bạn một số kỹ thuật mà tôi cho là khả dụng nhất, hiệu quả nhất và có thể áp dụng cho đa số mọi người.

Vùng não ra quyết định

Trước hết ta tìm hiểu một chút về vùng não nào phụ trách việc ra quyết định. Như ta biết não người là một “phát minh” tuyệt vời của tạo hoá. Nó cho phép loài người đưa ra những quyết định giúp cho xã hội chúng ta phát triển như ngày hôm nay. Não có 2 bán cầu trái và phải. Các vùng não sẽ được phân bố nhiệm vụ khác nhau theo sự học hỏi từ lúc sinh ra đến lớn lên.

Tuy nhiên đa số mọi người thì bán cầu não phải sẽ

• xử lý thông tin một cách toàn diện
• Thấy kết quả cuối cùng một cách rõ ràng thấu đáo
• Sự sáng tạo
• Chuyển ngẫu nhiên từ tác vụ này sang tác vụ khác
• Sử dụng trực giác để giải quyết vấn đề

Còn não trái thì đối lập, nó sẽ:

• Xử lý thông tin trên một đường tuyến tính, theo một cách tuyến tính (vd: tưới nước cho cây, cây sẽ phát triển)
• Xác định những chi tiết quan trọng nhất
• Phân tích vấn đề
• Chuyển các tác vụ tuần tự theo từng bước (quy trình)
• Sử dụng logic để giải quyết các vấn đề

Như vậy, tuỳ theo sự việc mà bán cầu nào sẽ ra quyết định nhưng theo lẽ thường đa số mọi người sẽ ra quyết định dựa trên não trái vì não phải có tốc độ xử lý thông tin nhanh gấp 2 triệu lần não trái nên não trái tuy chậm hơn nhưng sẽ ra quyết định những vấn đề hệ trọng tốt hơn não phải.

Các bạn nhớ nhé, tuỳ theo tính chất của sự việc mà dùng bán cầu não phù hợp để quyết định

Các lớp não ra quyết định

Não người chúng ta được tiến hoá từ các động vật sơ đẳng nên vẫn còn thừa hưởng những đặc tính của tổ tiên các loài đơn giản. Cụ thể não người có 3 lớp não

• Reptilian – Não bò sát (não bản năng) Lớp trong cùng và cổ xưa nhất là “não bò sát”. Sỡ dĩ gọi vậy vì nó có cấu trúc và chức năng tương tự như ở não của các loài bò sát. Phần não này điều khiển các chức năng sống còn của cơ thể như nhịp tim, thở, nhiệt độ cơ thể, sự thăng bằng. Não bò sát cũng quyết định các hành động mang tính bản năng, các phản xạ không điều kiện. Các phản xạ này diễn ra ngay lập tức mà không phải “xin chỉ thị cấp trên”.
• Mammalian – Não động vật hữu nhũ (não cảm xúc) Phần não này phát triển mạnh ở các loài động vật có vú. Não thú có khả năng ghi nhớ lại các liên kết giữa nhân và quả đã xảy ra trong quá khứ, và dùng các ký ức này để đánh giá tình huống hiện tại. Tùy vào kết quả đánh giá, nó sẽ sinh ra các cảm xúc tương ứng để chi phối hành vi con người.
• Neocotex – Não người (não lý luận, tưởng tượng) Đây là lớp ở ngoài cùng chiếm phần lớn thể tích não bộ, phát triển mạnh trên các loài động vật bậc cao, đặc biệt là con người. Phần này được chia thành 2 bán cầu đại não, và chi chít các nếp nhăn. “Não người” chịu trách nhiệm về các hoạt động bậc cao như ngôn ngữ, lý luận, tư duy trừu tượng, tưởng tượng, ý thức, cùng khả năng học hầu như không giới hạn. Đây cũng là phần khiến chúng ta có khái niệm về tương lai, và là loài duy nhất nhận thức rằng mình sẽ chết. Cũng chính nhờ có phần này mà những thứ tốt đẹp như ước mơ hay lòng nhân ái mới được hình thành.

Một quyết định sẽ được hình thành theo nguyên tắc: từ trong ra ngoài, từ phải sang trái. Có nghĩa là từ Reptilian -> Mammalian -> Neocortex (Phải trước -> trái sau). Và bán cầu não trái sẽ ra quyết định cuối cùng.

Một quyết định thuận lợi khi các lớp não trước đó nói YES thì Neocortex trái sẽ nhẹ nhàng trong việc ra quyết định cuối cùng là YES

Một quyết định khó khăn khi các lớp não trước đó nói NO thì Neocortex trái rất vất vả trong việc vẫn giữ quyết định cuối cùng là YES

Như vậy rõ ràng nếu bạn hiểu rõ bản chất của vùng não ra quyết định, bạn sẽ kiểm soát được thông tin trong não và ra quyết định theo hướng có lợi cho mình.

Làm sao để ra quyết định khôn ngoan thời điểm này. Bạn cần phải có hệ thống niềm tin cá nhân vững chắc được xây dựng và bồi đắp không ngừng để củng cố cho quyết định của bạn.

Hệ thống niềm tin cá nhân

Hệ thống niềm tin cá nhân là

• Tập hợp những quan điểm được bạn xây dựng từ lúc nhỏ đến lớn (hiện tại và tương lai)
• Những quan điểm này được bạn sắp xếp có hệ thống
• Trong những tình huống cụ thể bạn sẽ lấy chúng ra và đối chiếu với tình huống để đưa ra quyết định cuối cùng

Như vậy hệ thống niềm tin cá nhân được ví như kim chỉ nam, bộ từ điển về kinh nghiệm xử lý tình huống trong cuộc sống mà bạn cho là đúng. Những trải nghiệm thành công hoặc thất bại từ những kinh nghiệm này qua thời gian càng khẳng định cho hệ thống niềm tin cá nhân của bạn càng chính xác.

Có thể nói một người có hệ thống niềm tin cá nhân càng nhiều và đúng thì xác suất thành công trong quyết định của họ sẽ rất cao. Như vậy bạn cần xây dựng và bồi đắp hệ thống niềm tin cá nhân của bạn sâu rộng chừng nào bạn sẽ thành công nhiều chừng đó.

Luật lệ của tổ chức

Tổ chức được điều hành bởi một người hoặc một hội đồng quản trị mà ở đó người đứng đầu đưa ra và cụ thể hoá hệ thống niềm tin cá nhân của họ thành luật lệ để người khác (nhân viên) trong tổ chức thực hiện.

Như vậy luật lệ của tổ chức có đặc điểm gì?

• Góc nhìn và trải nghiệm cá nhân của họ và của bạn có thể giống hoặc khác nhau.
• Quy mô của luật lệ có thể (thường) rộng hơn hệ thống niềm tin của bạn.
• Được xây dựng trên sự kế thừa, chọn lọc của một tập thể qua thời gian.
• Được cụ thể hoá trong một lĩnh vực hẹp để điều chỉnh hành vi của tập thể (nhân viên, lãnh đạo) cho phù hợp với đặc thù công việc hay quy mô công việc đó.
• Không phải lúc nào cũng đúng (luật là chết, con người là sống)

Sự mâu thuẫn trong luật lệ và hệ thống niềm tin cá nhân

Một đặc điểm cố hữu trong luật lệ công ty là không phải lúc nào nó cũng đúng trong tất cả các trường hợp, không gian và thời gian cụ thể. Tuy nhiên bức tường quyền lực do những người tạo ra nó quá lớn (để đủ sức răng đe như một công cụ quản trị), lớn đến nổi đa số mọi người chấp nhân luật lệ đúng mặt dù trong tình huống cố định đó nó sai.

Để tránh sự phiền phức phải phá luật hay vượt cấp, mọi người thường né tránh việc đối đầu trực tiếp với luật lệ hay những người thi hành luật lệ. Điều này sẽ rất tai hại nếu trong tình huống cố định đó luật sai. Nói rộng ra là luật sẽ được hiểu và thi hành sai và sẽ dẫn đến thiệt hại (tài chính hoặc nguồn lực).

Tuy nhiên hệ thống niềm tin cá nhân của bạn đã trải qua tình huống này rồi hoặc nếu chưa thì trực quan của bạn hoặc với suy luận logic của bạn cho rằng cần phải phá luật để:

• Tránh gây hậu quả nghiêm trọng hơn
• Cứu vớt tình huống
• Cải thiện hoặc lật ngược thế cờ để mang lại kết quả khả quan có lợi cho công ty hoặc cho cộng đồng

BẠN CẦN PHẢI DŨNG CẢM ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH

Thời khắc vàng ra quyết định

Quyền phủ quyết. Nếu bạn có quyền đó hoặc điều khiển được nguồn lực để ra quyền phủ quyết, hãy dùng nó. Quyền phủ quyết là công cụ để vượt nhanh bức tường luật lệ và những nguồn lực bảo vệ bức tường này để ra quyết định. Bên cạnh đó thời khắc vàng để ra quyết định cần chọn đúng điểm rơi để:

• Giảm thiểu thiệt hại
• Cộng hưởng gia tăng kết quả có lợi

Quyền phủ quyết dù gì cũng không nên làm dụng vì nó có giới hạn của nó. Vì thế kỹ năng sử dụng quyền phủ quyết cũng cần đưa và hệ thống niềm tin cá nhân của bạn để phát huy tối đa công năng của nó mà không đánh mất vai trò của bạn

Hậu quả và kết quả

Ở những nền quản trị tiên tiến. Họ có công cụ để đưa những lần vượt cấp bằng quyền phủ quyết vào bổ sung ngược lại luật lệ như một quy trình nhánh bên cạnh quy trình chuẩn.

Ví dụ: Biên độ giảm giá của công ty cung cấp cho bạn mặt định là 20%. Tuy nhiên trong trường hợp khách hàng yêu cầu giảm giá thêm để chốt sales. Nếu luật công ty không cho phép. Bạn là salesman và bạn sẽ bị động và không ra quyết định. Bạn có thể đánh mất khách hàng. Tất nhiên “quất tới” luôn thì hậu quả bạn có thể mất việc. Nếu lãnh đạo cầu thị và sửa luật bằng cách ban hành chính sách:

• Trong vòng 2h kể từ lúc báo cáo mà quản lý trực tiếp (giám đốc kinh doanh) không trả lời deal thì cho phép giảm giá thêm 5%
• Trong vòng  3h kể từ lúc báo cáo mà quản lý cao hơn (Tổng giám đốc) không trả lời deal thì cho phép giảm giá thêm 10%

Như vậy, bằng việc tiếp thu và cải tiến luật. Công ty (tổ chức) sẽ lớn mạnh và tăng sức cạnh tranh.

Tuy nhiên trong trường hợp

• Lãnh đạo và luật kệ không cho phép bạn phá luật
• Xét thấy hậu quả sẽ nghiêm trọng hơn nếu không phá luật
• Xét thấy kết quả sẽ tốt hơn nếu phá luật

Hãy cứ phá luật và quyền phủ quyết của bạn nếu niềm tin cá nhân của bạn cho là đúng. Sự dũng cảm của bạn sẽ cứu công ty dù hiện tại bạn bị kết tội là sai. Sự chính trực của bạn sẽ được ghi nhận dù bằng cách này hay cách khác. Xã hội rất cần những người chính trực với hệ thống niềm tin cá nhân đúng và vững chắc.

Bài sau: Phát triển mục tiêu và mục đích rõ ràng