6. Nhóm câu hỏi teamleader – teamwork

6.1 Give a situation when you had to take the lead role and what was the outcome?

Thanks for your question. I think supporting someone when he’s busy is a good thing, but taking the lead role in a colleague’s session is a memorable one. I remembered a situation before when I was serving at a coffee shop. It was very crowded at that time and my friend, who is also my colleague, was very busy. Suddenly a mother went crazy with her child whining for her candy toy. The situation was ironic and awkward and it seemed like my friend didn’t know what to do. You know, this situation didn’t really need our intervention but I thought the baby’s cry would upset all the customers in the store. I think I have to do something. I decided to take the lead role of my manager in this situation by consulting with the staff in the bar. I told them that I would take on the role of manager in 15 minutes and hoped that every employee would cooperate. I’ve assigned everyone to apologize to the guests at each table with a hot cup of tea (which would be great in cold weather). For my part, I consulted with 2 other employees and told the mother that the shop is having a lucky gift program and her baby would receive a surprise gift of a toy that she likes in the shop. The mother was then surprised and thankful because she was actually quite embarrassed when her baby cried and was grateful that our treatment saved her life. It was an interesting experience because if you do nothing or wait for the direction of the manager, I am afraid that the whole restaurant will be very stressful. It was a situation that gave me an interesting lesson in leadership. I also reported what I and my team did to the manager and fortunately he agreed with our approach. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Tôi nghĩ hỗ trợ ai đó khi anh ta bận là một điều tốt nhưng đảm nhận vai trò chủ đạo trong phiên làm việc của đồng nghiệp là một kỷ niệm đáng nhớ. Tôi nhớ một tình huống trước đây khi tôi phục vụ tại một quán cà phê. Lúc đó rất đông khách và bạn tôi, cũng là đồng nghiệp của tôi đang rất bận rộn. Đột nhiên có người mẹ đã phát điên với đứa con nhõng nhẽo đòi kẹo của mình. Tình huống này thất trớ trêu và khó xử và có vẻ như bạn tôi chưa biết phải làm gì. Bạn biết đấy, tình huống này chưa thực sự cần chúng tôi can thiệp nhưng tôi nghĩ tiếng khóc của đứa trẻ sẽ khiến tất cả khách trong cửa hàng cảm thấy phiền. Tôi nghĩ tôi phải làm điều gì đó. Tôi đã quyết định đảm nhận vai trò người quản lý trong tình huống này bằng cách hội ý với nhân viên trong quán lại. Tôi nói với họ rằng tôi sẽ đảm nhận vai trò quản lý trong 15 phút thôi và hy vọng rằng mọi nhân viên sẽ hợp tác. Tôi đã phân công mọi người đến xin lỗi những người khách ở từng bàn bằng một ly trà nóng (sẽ rất tốt trong thời tiết lạnh). Về phần mình, tôi hội ý với 2 bạn nhân viên khác và nói với người mẹ rằng quán đang có chương trình quà tặng may mắn và em bé sẽ nhận được một phần quà bất ngờ là phần đồ chơi mà bé thích trong quán (lúc đòi người mẹ). Người mẹ sau đó rất bất ngờ và cảm ơn vì thực ra bà ta cảm thấy khá xấu hổ khi con mình khóc và cảm thấy biết ơn vì cách xử lý của chúng tôi đã giải nguy cho bà. Đó là một kinh nghiệm thú vị vì nếu không làm gì hoặc chờ ý kiến chỉ đạo của quản lý thì e rằng cả quán sẽ rất căng thẳng. Đó là một tình huống cho tôi một bài học thú vị về vai trò lãnh đạo. Tôi cũng đã báo cáo những việc tôi và đội nhóm tôi làm cho quản lý và thật may mắn ông ta cũng đồng tình với cách làm của chúng tôi. Cảm ơn bạn đã lắng nghe.

6.2 Tell us a time where someone with more experience at work had to listen to you?

Thanks for your question. I remember before when I started working at an event company. What is quite surprising is that this is the type of business that has a lot of small details and to be successful in this field you have to remember a lot of processes or work for a long time. There are a lot of senior staff working in this company and it was really awkward when I was assigned to be the assistant to the director. It was a position that had to compile a lot of timely information for my director and was responsible for quite a few decisions myself. One of the biggest challenges I face is when I have to work with people with more experience than I do, but they still have to listen to me. I understand that one of the huge advantages that I get from this job is that I know a lot of processes and I have been actively learning and updating many workflows from different departments. That allows me to have a multi-dimensional, clear and profound view of all issues in the company. But what I lack is the experience from the elders and working for many years. In my free time, I often communicate with them more as a way to learn and strengthen teamwork. So that in times of emergency they, who are more experienced than me, will help me complete the task. I think that if there is a lack of interaction in the first place, the more experienced people will always assume they are right and it will be a disaster if they all don’t cooperate with each other. But fortunately, I overcame that challenge and I learned a profound lesson that in order for people who are better than me and more experienced than me to work with me, I must be sincere and have a vision in my work. Another secret is to give timely compliments and words of encouragement to anyone who works with me on the team. I learned that from one of my friends who is a flight attendant. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Tôi nhớ trước đây khi tôi bắt đầu làm việc tại một công ty tổ chức sự kiện. Điều khá bất ngờ là đây là loại hình doanh nghiệp có rất nhiều tình tiết nhỏ nhặt và để thành công trong lĩnh vực này bạn phải nhớ rất nhiều quy trình hoặc là làm việc lâu năm. Có rất nhiều nhân sự lớn tuổi làm việc trong công ty này và thực sự tôi rất khó xử khi tôi được phân công làm trợ lý cho giám đốc. Đó là một chức vụ phải tổng hợp rất nhiều thông tin kịp thời cho giám đốc của tôi và phải tự chịu trách nhiệm cho khá nhiều quyết định. Một trong những thử thách lớn nhất mà tôi gặp phải là khi tôi phải làm việc với nhiều người có kinh nghiệm hơn mình nhưng họ vẫn phải lắng nghe tôi. Tôi hiểu được rằng một trong những lợi thế vô cùng lớn mà tôi có được từ công việc này là tôi nắm rất nhiều quy trình và tôi đã luôn chủ động học hỏi cập nhật rất nhiều quy trình công việc từ các phòng ban khác nhau. Điều đó cho phép tôi có cái nhìn đa chiều, thông suốt và sâu sắc mọi vấn đề trong công ty. Nhưng điều tôi thiếu là kinh nghiệm từ những người lớn tuổi và làm việc lâu năm. Trong những lúc rãnh rồi tôi thường giao tiếp với họ nhiều hơn như là cách học hỏi và thắt chặt tinh thần làm việc nhóm. Để những lúc khẩn cấp họ, những người có kinh nghiệm hơn tôi, đã sẽ giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ. Tôi nghĩ rằng nếu thiếu sự tương tác ngay từ đầu thì những người có kinh nghiệm hơn sẽ luôn cho họ là đúng và sẽ là thảm họa nếu tất cả họ không hợp tác với nhau. Nhưng may mắn rằng tôi đã vượt qua thử thách lần đó và tôi học được bài học sâu sắc rằng để những người giỏi hơn mình, những người có kinh nghiệm hơn mình làm việc với mình thì tôi phải chân thành và có tầm nhìn trong công việc. Một bí mật nữa là hãy khen và gửi những lời động viên kịp thời cho bất kỳ ai hợp tác cùng tôi trong đội nhóm. Tôi học được điều đó từ một trong những người bạn của tôi là tiếp viên hàng không. Cảm ơn bạn đã lắng nghe.

6.3 Tell me about a challenge at work you faced and overcome recently

Thanks for your question. I remember the time when I worked at a coffee shop near the airport. There was a man who came in very worried and asked me if he could buy a prepackaged gift because he was about to pick up his son, a young boy who was missing his father very much. He added that he had promised the boy that he would prepare a surprise gift for him. But when he had an important meeting, he couldn’t prepare any gifts in time. I understood the situation, but actually the cafe I was working at didn’t have the souvenirs he wanted. And the plane had already landed and in a few minutes he would see the boy. This is a real challenge. But I had experience with this before, so I quickly told him that I would prepare a hand-wrapped gift. I will use the items available at the store to create a surprise gift. I used lollipops and cookies to make a line that says I love you. But I made it a bit ugly on purpose to look like it was he who prepared it, not me. Then I carefully wrapped it up, and did not forget to ask him to write a handwritten letter to the boy, a little gentle and sincere. He asked me if this gift was okay. I told him that he was the best gift for the boy and this gift was the most sincere way to show it. Moments later, I met his little boy who was surprised and delighted to open the gift in our very own cafe. He looked at me and his eyes were very grateful. It was a pleasant memory of customer service that I will never forget. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Tôi nhớ lần mà tôi làm việc tại một quán cà phê gần sân bay. Có một người đàn ông đã đến rất lo lắng và đã hỏi tôi rằng ông ấy có thể mua một món quà gói sẵn được không vì ông ta chuẩn bị đón con trai ông ta, một câu nhóc nhỏ tuổi đang rất nhớ bố. Ông ta còn nói thêm rằng ông ta đã hứa với cậu bé rằng sẽ chuẩn bị một món quà bất ngờ cho cậu ấy. Nhưng khi ông ta vướng một cuộc họp quan trọng thì ông ta đã không thể kịp chuẩn bị món quà nào cả. Tôi đã thấu hiểu tình hình nhưng thực sự quán cà phê tôi đang làm việc không hề có quà lưu niệm như ông ta mong muốn. Mà chuyến bay đã đáp rồi và chỉ vài phút nữa ông ta sẽ gặp cậu bé. Đây là một thử thách thực sự. Nhưng tôi đã có kinh nghiệm cho chuyện này trước đây rồi nên tôi nhanh trí nói với ông ta rằng tôi sẽ chuẩn bị một món quà gói bằng tay. Tôi sẽ dùng các vật dụng có sẵn tại cửa hàng để tạo nên món quà bất ngờ. Tôi đã dùng các chiếc kẹo mút và bánh cookie xếp thành một dòng chữ bố yêu con. Nhưng tôi đã cố tình làm cho nó xấu một chút để trông có vẻ nhưng chính ông ấy là người chuẩn bị nó chứ không phải là tôi. Sau đó tôi cẩn thận gói lại và không quên nhờ ông ta viết một dòng thư tay cho cậu bé, một lời chút nhẹ nhành và chân thành. Ông ấy đã hỏi tôi liệu món quà này có ổn không. Tôi đã nói với ông ta rằng, ông ấy mới chính là món quà tuyệt nhất cho cậu bé và món quà này là cách chân thành nhất để thể hiện. Một lát sau, tôi gặp cậu bé con của ông ấy rất bất ngờ và vui khi mở món quà trong chính quán cà phê của chúng tôi. Ông ấy nhìn tôi và ánh mắt rất cảm ơn. Đó là một kỷ niệm thú vị về dịch vụ khách hàng mà tôi không thể quên được. Cảm ơn bạn đã lắng nghe.

6.4 Tell me a time where you had to make a decision for your colleagues at work

Thanks for your question. I think that it takes really courage and responsibility to the end for all decisions before I make decisions for someone. Previously, I asked a colleague to send a report to my manager for me, and then my friend said that the report was wrong in several places. At that time, I was too busy to fix it right away and I asked my friend to help me fix it. I realized that if I’m wrong then I can’t blame anyone because it was my fault in the first place. This lesson helped me understand that if I make decisions for someone else, I am ultimately responsible for my decisions. This style helps me to filter out requests from insincere and superficial colleagues. However, I do enjoy helping each other when working in a team because it helps me to grow up and my team to grow. I once made a decision for my colleague when she accepted to celebrate a client’s birthday but was too busy to do it. In that situation I asked for help. I made my own decisions about the menu as well as the party decorations. I have proactively asked clients for all the information in front of me, and I have found that making decisions for someone else is as hard as doing the task yourself. It requires a great deal of vision and responsibility. That’s why now my vision and responsibility skills are enough to take on the jobs of flight attendants. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Tôi nghĩ rằng phải thực sự cam đảm và chịu trách nhiệm đến cùng cho mọi quyết định thì tôi mới quyết định thay cho ai đó. Trước đây tôi có nhờ một bạn đồng nghiệp gửi báo cáo cho quản lý giúp tôi, và sau đó bạn tôi nói rằng bản báo cáo đó sai số liệu vài chỗ. Lúc đó tôi bận quá không sửa ngay được và tôi có nhờ bạn tôi sửa giúp. Tôi nhận ra rằng nếu sai thì tôi không thể trách ai được vì đó là lỗi của tôi ngay từ đầu. Bài học này giúp tôi hiểu rằng nếu tôi quyết định thay cho ai đó thì tôi phải chịu trách nhiệm tới cùng cho quyết định của mình. Phong cách này giúp tôi chọn lọc được những lời nhờ vả từ những đồng nghiệp không chân thành và hời hợt. Tuy nhiên, tôi rất thích giúp đỡ nhau khi làm việc nhóm vì điều đó giúp tôi trưởng thành hơn và nhóm của tôi phát triển hơn. Tôi đã từng quyết định thay cho đồng nghiệp của mình khi cô ấy nhận lời tổ chức sinh nhật cho khách hàng nhưng lại bận không thực hiện được. Trong tình huống đó tôi đã đề nghị giúp đỡ. Tôi đã tự quyết định về thực đơn cũng như trang trí bữa tiệc. Tôi đã chủ động hỏi trước khách hàng về mọi thông tin và tôi nhận ra rằng quyết định thay cho ai đó cũng vất vả như chính bạn thực hiện nhiệm vụ đó vậy. Nó yêu cầu tầm nhìn và trách nhiệm rất cao. Cũng chính vì vậy mà giờ đây kỹ năng về tầm nhìn và chịu trách nhiệm của tôi đã đủ để đảm đương các công việc của tiếp viên hàng không. Cảm ơn bạn đã lắng nghe.