4. Nhóm câu hỏi quản lý công việc hiệu quả

4.1 Tell me about a time that your day hadn’t gone as planned. How did you manage this?

Thanks for your question. To manage the work schedule, I make a very clear distinction between urgent and important tasks and I always prioritize the important things first. But sometimes urgent things but not so important come suddenly and it spoils my work plan. At times like these, you need to stay calm. And my tip is to always find a backup helper in these situations. You know, if you’re a new hire like me, it’s very easy for your manager to give you extra work that isn’t planned. I usually have two options, stick with my important work first or flexibly ask a colleague’s help as a backup. I usually have the flexibility to use both ways and that’s also how I can help my colleagues when they need me back up. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Để quản lý tiến độ công việc, tôi phân biệt rất rõ ràng giữa nhiệm vụ cấp bách và quan trọng và tôi luôn ưu tiên những việc quan trọng trước. Nhưng đôi khi những việc cấp bách nhưng không quá quan trọng đến đột ngột và nó làm hỏng kế hoạch làm việc của tôi. Những lúc như thế này, bạn cần giữ bình tĩnh. Và mẹo của tôi là luôn tìm một người trợ giúp dự phòng trong những tình huống này. Bạn biết đấy, nếu bạn là người mới được tuyển dụng như tôi, rất dễ dàng để người quản lý của bạn giao cho bạn thêm công việc không theo kế hoạch. Tôi thường có hai lựa chọn, tiếp tục với công việc quan trọng của mình trước hoặc linh hoạt nhờ sự trợ giúp của đồng nghiệp như một phương án dự phòng. Tôi thường có thể linh hoạt sử dụng cả hai cách và đó cũng là cách tôi có thể giúp đồng nghiệp của mình khi họ cần tôi hỗ trợ. Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.2 Have you ever had a deadline at a job that you had to meet, and how did you go about getting it done on time?

Thanks for your question. It is ironic that everyone has to face a deadline at work at least once in their life. But I think those are the times to help you grow up. In my experience, I usually communicate the work progress to my manager and colleagues continuously. There will be times when I make a little effort to spend more time getting things done in times of deadlines. But sometimes the best way is for me and my colleagues to get it done together because when you work with them in the first place, it’s easy for them to empathize and help you. And finally, even facing a deadline is not the worst thing. Be brave in the face and learn from it, I will do better next time. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Thật trớ trêu khi mọi người đều phải đối mặt với thời hạn trong công việc ít nhất một lần trong đời. Nhưng tôi nghĩ đó là những khoảng thời gian giúp bạn trưởng thành hơn. Theo kinh nghiệm của tôi, tôi thường liên tục thông báo tiến độ công việc cho người quản lý và đồng nghiệp. Sẽ có lúc tôi nỗ lực một chút để dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc trong thời hạn chót. Nhưng đôi khi cách tốt nhất là tôi và các đồng nghiệp của mình cùng nhau hoàn thành công việc vì khi bạn làm việc với họ ngay từ đầu, họ sẽ dễ dàng đồng cảm và giúp đỡ bạn. Và cuối cùng, thậm chí đối mặt với thời hạn không phải là điều tồi tệ nhất. Hãy dũng cảm đối mặt và rút kinh nghiệm, lần sau mình sẽ làm tốt hơn. Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.3 Tell me a time you had difficulty at work and how did you manage it?

Thanks for your question. The hard thing I’ve had at work lately is that people more experienced than me at work have had to listen to me when I was a project manager. This is my first time working with such a big responsibility so I don’t have much experience and a lot of colleagues who are more experienced than me are not cooperating. Surely you also understand the difficulty I am facing. But I know I have a strong point which is very good time management. I took the initiative to schedule meetings with experienced colleagues and showed them my schedule. They had to admit that their expertise was better than mine, but if they were to work as a team, they needed someone who could connect them. It was an indescribable experience and I learned a lot from the hard part of this job, which is that I have to know where my strengths are and how to work as a team even when my colleagues better than me. I believe these will help me grow while working at Qatar Airways (Emirates Airlines). Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Điều khó khăn mà tôi gặp phải trong công việc gần đây là những người có kinh nghiệm hơn tôi trong công việc phải lắng nghe tôi khi tôi còn là giám đốc dự án. Đây là lần đầu tiên tôi làm việc với một trọng trách lớn như vậy nên tôi chưa có nhiều kinh nghiệm và nhiều đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm hơn tôi cũng không hợp tác. Chắc chắn bạn cũng hiểu được khó khăn mà tôi đang gặp phải. Nhưng tôi biết mình có một điểm mạnh là quản lý thời gian rất tốt. Tôi đã chủ động lên lịch họp với những đồng nghiệp có kinh nghiệm và cho họ xem lịch trình của mình. Họ phải thừa nhận rằng chuyên môn của họ tốt hơn tôi, nhưng nếu làm việc theo nhóm, họ cần một người có thể kết nối họ. Đó là một trải nghiệm khó tả và tôi đã học được rất nhiều điều từ công việc khó khăn này, đó là tôi phải biết điểm mạnh của mình ở đâu và làm thế nào để làm việc nhóm ngay cả khi đồng nghiệp giỏi hơn tôi. Tôi tin rằng những điều này sẽ giúp tôi phát triển khi làm việc tại Qatar Airways (Emirates Airlines). Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.4 Tell me a time when you had to make a difficult decision?

Thanks for your question. You know, sometimes I have to know my strengths and those of my colleagues when performing the tasks assigned by the manager. In the recent time when I worked with a colleague who was younger and new to the company. I know this girl who is a very good animator and party organizer. When our coffee shop has a VIP customer birthday event. I was nominated by my manager to host the party. But I know that the person who is best at this is not me, but my new co-worker. And I took the initiative to nominate her even though I knew if I accepted it would be a great opportunity for me to get promoted. But I feel that supporting teammates will bring much better results because I am inherently a visionary at work. At that time it was a difficult decision but now I think it is an easy decision because if I decided again I would do the same. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Bạn biết đấy, đôi khi tôi phải biết điểm mạnh của mình và của đồng nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ mà người quản lý giao cho. Trong thời gian gần đây khi tôi làm việc với một đồng nghiệp trẻ hơn và mới vào công ty. Tôi biết cô gái này là một người hoạt ngôn và tổ chức tiệc rất giỏi. Khi quán cà phê của chúng tôi có sự kiện sinh nhật khách hàng VIP. Tôi đã được người quản lý của mình đề cử để tổ chức bữa tiệc. Nhưng tôi biết rằng người làm tốt nhất điều này không phải là tôi, mà là đồng nghiệp mới của tôi. Và tôi đã chủ động đề cử cô ấy dù tôi biết nếu tôi nhận lời sẽ là cơ hội rất tốt để tôi thăng tiến. Nhưng tôi cảm thấy việc hỗ trợ đồng đội sẽ mang lại kết quả tốt hơn rất nhiều vì tôi vốn dĩ là người có tầm nhìn xa trong công việc. Vào thời điểm đó, đó là một quyết định khó khăn nhưng bây giờ tôi nghĩ đó là một quyết định dễ dàng vì nếu tôi quyết định lại tôi cũng sẽ làm như vậy. Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.5 Would you say that you can easily deal with high pressure situation?

Thanks for your question. Your question is really interesting. In my work, high pressure situations happen quite often. When multiple events or tasks are happening at the same time. If you don’t have a high level of focus, you will get dragged by your work and lose control, when it becomes really a high-pressure situation. In fact, I can handle pressure situations because I have great colleagues. I understand them and they understand me too. We work very well as a team so we can back up each other in any situation. In the service industry I think teamwork is more important than working independently to be able to handle pressure situations well. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Câu hỏi của bạn thực sự thú vị. Trong công việc của tôi, những tình huống áp lực cao xảy ra khá thường xuyên. Khi nhiều sự kiện hoặc nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc. Nếu không tập trung cao độ, bạn sẽ bị công việc lôi kéo và mất kiểm soát, khi đó thực sự trở thành một tình huống áp lực cao. Trên thực tế, tôi có thể xử lý các tình huống áp lực vì tôi có những người đồng nghiệp tuyệt vời. Tôi hiểu họ và họ cũng hiểu tôi. Chúng tôi làm việc nhóm rất tốt nên có thể hỗ trợ lẫn nhau trong mọi tình huống. Trong ngành dịch vụ tôi nghĩ làm việc nhóm quan trọng hơn làm việc độc lập để có thể xử lý tốt các tình huống áp lực. Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.6 Give an example of a time when you coped with a stressful situation. How did it make you feel and how did you deal with it?

Thanks for your question. I remember when I served at a coffee shop. A mother and daughter came and the three to five year old child looked very cute. The child was already staring at the stuffed animal with the lollipop, which was a gift for the shop’s combo purchaser. After several unsuccessful pleas, the child was yelled at by her mother. It was actually a very very stressful and horrible situation because all the guests in the bar at that time turned to look at the mother making her really embarrassed. The child was also panicking and crying even louder. A chaotic space right in front of my eyes. My manager at that time also began to be confused as to how to deal with it. I think the problem is with the child so let’s deal with the child first. I told the mother that her baby really deserved that teddy bear toy and she just needed to buy another drink to take home, and I would personally prepare all the orders. Then I came and gently gave the teddy bear to the baby and did not forget to make the child laugh. When the child started to laugh, the space of the shop was really released. You know, the crying of a baby is destructive and makes every service look bad. I’ve heard that cry on a plane and I love the way the flight attendants comfort the baby. I believe my experience will be relevant when working at Qatar Airways (Emirates Airlines). Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Tôi nhớ khi tôi phục vụ ở một quán cà phê. Một bà mẹ và một cô con gái đến và đứa trẻ ba đến năm tuổi trông rất dễ thương. Đứa trẻ đã nhìn chằm chằm vào con thú nhồi bông với chiếc kẹo mút, đây là món quà dành cho người mua theo combo của cửa hàng. Sau nhiều lần van xin không thành, cháu bé bị mẹ mắng. Đó thực sự là một tình huống rất căng thẳng và kinh khủng vì tất cả khách trong quán lúc đó đều quay lại nhìn người mẹ khiến cô thực sự xấu hổ. Đứa trẻ cũng hoảng loạn và khóc to hơn. Một không gian hỗn loạn ngay trước mắt tôi. Quản lý của tôi lúc đó cũng bắt đầu bối rối không biết giải quyết ra sao. Tôi nghĩ vấn đề là ở đứa trẻ nên chúng ta hãy giải quyết với đứa trẻ trước. Tôi nói với người mẹ rằng con cô ấy thực sự xứng đáng với món đồ chơi gấu bông đó và cô ấy chỉ cần mua một thức uống khác để mang về nhà, và tôi sẽ đích thân chuẩn bị tất cả các đơn đặt hàng. Sau đó tôi đến nhẹ nhàng đưa gấu bông cho bé và không quên chọc cho bé cười. Khi đứa trẻ bắt đầu cười nói, không gian của quán thực sự được giải phóng. Bạn biết đấy, tiếng khóc của một đứa trẻ có sức hủy diệt và khiến mọi dịch vụ trở nên tồi tệ. Tôi đã nghe thấy tiếng khóc đó trên máy bay và tôi thích cách tiếp viên hàng không an ủi em bé. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi sẽ phù hợp khi làm việc tại Qatar Airways (Emirates Airlines). Cám ơn vì đã lắng nghe.

4.7 Tell me when you have disappointed thing in life that could not fix and how you handle it?

Thanks for your question. My biggest regret in life is wasting time. I was able to learn a lot more when I started traveling and exploring many places. I’ve been stuck inside the four office walls for so long and I really admire the flight attendants. I see you as the role model I’m working towards. And today is the day I fix the disappointments in my life. Thank you for listening.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Điều hối tiếc lớn nhất của tôi trong cuộc đời là lãng phí thời gian. Tôi đã có thể học hỏi thêm rất nhiều điều khi bắt đầu đi du lịch và khám phá nhiều nơi. Tôi đã bị mắc kẹt trong bốn bức tường văn phòng quá lâu và tôi thực sự ngưỡng mộ các tiếp viên hàng không. Tôi thấy bạn là hình mẫu mà tôi đang hướng tới. Và hôm nay là ngày tôi sửa chữa những thất vọng trong cuộc đời mình. Cám ơn vì đã lắng nghe.