Phân biệt việc gấp và việc quan trọng

Trong mô hình quản trị thời gian ở bài trước tôi đã chỉ ra cho bạn khái niệm để phân cấp công việc và phân bổ nguồn lực thời gian hợp lý vào các hạng mục công việc. Trong bài này tôi làm rõ hơn về khái niệm cũng như các xử lý việc gấp và việc quan trọng. Có vẻ như chúng ta thường lẫn lộn 2 loại công việc này.

Việc quan trọng

Việc quan trọng chính là việc bạn xếp vào danh mục hạng A của mô hình quản trị thời gian, và ít quan trọng hơn là B, C, D. Việc này khá rõ ràng và theo logic bạn phải ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước. 

Việc gấp

Tuy nhiên trong thực tế làm việc. Bạn sẽ được sếp giao việc gấp như photo giấy tờ, lấy cái này, lấy cái kia, tiếp khách hàng gấp… Hay đồng nghiệp cũng lâu lâu nhờ những việc gấp (có thể chính đáng như đồng nghiệp bị bệnh…, cũng có thể không chính đáng như cố tình nhờ vả để được việc cho họ). Và thường thì bạn bị lôi theo nhưng việc gấp này. Cũng có khi việc gấp do chính bạn tạo ra do sự vụ khách quan như khách hàng đến trước hẹn…

Cách xử lý việc gấp và việc quan trọng

Nguyên tắc chung:

• Hết sức bình tĩnh và đừng làm mọi thứ rối lên
• Duy trì trạng thái cảm xúc tích cực để xử lý việc một cách hiệu quả
• Huy động nguồn lực: công nghệ, phần mềm, đồng nghiệp thậm chí cả sếp để giải quyết việc gấp dù gì nó cũng là việc chung của công ty, tổ chức
• Có 4 loại việc gấp và quan trọng, bạn cần cân nhắc để thực hiện:
  • Việc quan trọng mà gấp
  • Việc quan trọng không gấp
  • Việc gấp quan trọng
  • Việc gấp không quan trọng

Do bạn

Nếu bạn làm tốt mô hình quản trị thời gian thì ít khi bạn bị việc gấp do chính bạn tạo ra. Nhưng lỡ như việc gấp của chính bạn cần phải giải quyết gấp thì hãy nhanh chóng thực hiện nó (áp dụng công nghệ, phần mềm để giải quyết cho nhanh nếu cần thiết) và sau khi xong hay cải tiến lại mô hình quản trị thời gian để hạn chế phát sinh việc gấp ngoài ý muốn.

Do người khác

Trước hết nguyên nhân sâu xa là công ty, tổ chức của bạn đã xem thường và không thực hiện triệt để mô hình quản trị thời gian và nếu trong tình huống này thì bạn nên thẳng thắn với sếp và đồng nghiệp để chấm dứt việc giao việc gấp lung tung như vậy. Hãy nhớ vận dụng kỹ năng thuyết phục mà tôi đã dạy bạn để đàm phán một cách thông minh mà tránh gây mất lòng người khác

Nếu vi ệc thuyết phục thành công thì hãy dùng kỹ thuật teamwork trong seri bài học nâng cao năng lực làm việc để tổ chức lại việc phân chia việc một cách khoa học và cũng đừng quên kỹ thuật thuyết phục nhé khi teamwork nhé.

Nếu vì một lý do nào đó mà công ty, tổ chức hay sếp không thay đổi được ngay lập tức và việc gấp cứ đến tay bạn thì chỉ còn cách là bạn phải xử lý gọn chúng để quay lại nhanh nhất có thể việc quan trọng. Để xử lý ngọt và nhanh việc gấp bạn cần áp dụng các kỹ thuật sau đây:

• Nắm rõ quy trình xử lý việc gấp
• Việc gấp đó thuộc phân cấp nào trong mô hình quản trị thời gian của công ty và do ai phụ trách
• Không nhân nhượng với hành vì lợi dụng việc gấp để đẩy việc cho bạn tuy nhiên để giữ hoà khí trong công ty bạn nên dùng kỹ thuật thuyết phục để đàm phán
• Áp dụng công nghệ để giải quyết nhưng việc gấp vì đôi khi nó gấp nhưng cách thực hiện nó lại đơn giản thì công nghệ hay phần mềm có thể thực hiện rất nhanh

Luôn nhớ là việc đàm phán việc gấp xuất phát từ tâm trong sáng và nguyện vọng chính đáng muốn công ty, tổ chức phát triển. Nên dù đôi khi có mất lòng người nhờ vả nhưng kỹ thuật thuyết phục sẽ giúp bạn hoá giải mối bất hoà nếu có

Bài trước: Mô hình quản trị thời gian

Bài tiếp theo: